Program Tata Usaha

BAB I. PENDAHULUAN

Ketatausahaan di lingkungan SMA negeri 12 Jakarta merupakan salah satu kegiatan sekolah yang melayani dan membantu upaya peningkatan Sumber Daya Manusia, terhadap peserta didik SMA Negeri 12 Jakarta, yang perlu diprogramkan secara konseptual, terarah dan berkelanjutan serta bertahap sehingga tercipta pelayanan optimal dan terjalin hubungan yang erat dan harmonis di lingkungan sekolah.

1. Latar Belakang

1. Menjaga kesinambungan perencanaan proses belajar mengajar serta memperhatikan hal-hal yang berhubungan dalam memperoleh peningkatan  mutu program kerja ketatausahaan itu sendiri. Misalnya memberikan pelayanan informasi kepada peserta didik dan guru sebaik mungkin agar tercipta keharmonisan antara bagian ketatausahaan dengan guru maupun peserta didik, merupakan tugas fungsi tenaga ketatausahaan.

1. Memberikan pelayanan dalam proses belajar mengajar yang sedang berlangsung di SMA Negeri 12 Jakarta seperti menyiapkan buku-buku bacaan / paket dan menyediakan sarana penunjang yang akan digunakan dalam proses belajar peserta didik di kelas adalah bagian yang tidak terpisahkan dengan tugas pelayanan sekolah.

1. Melakukan pendekatan, administrasi, inventarisasi dan pribadi terhadap peserta didik itu sendiri, merupakan langkah pertama dalam kelancaran ketatausahaan, agar program kerja dapat berjalan dengan baik dan terkendali.

1. Ketatausahaan juga sebagai pusat pelayanan informasi bagi peserta didik dan guru untuk meningkatkan kualitas kerja guru dan cara belajar mengajar efektif memperoleh informasi yang dibutuhkan, seperti data pribadi, keadaan orang tua, cara pengetikan surat, dan sebagainya.

2. Tujuan

Tujuan Penyusunan Program Kerja ini adalah :

Peningkatan pelayanan ketatausahaan dalam upaya pendayagunaan Sumber Daya Manusia khususnya bagi peserta didik dan guru dalam memperoleh pelayanan maksimal mungkin agar keharmonisan peserta didik dengan ketatausahaan dalam

hal administrasi dapat berjalan sesuai dengan etika, kearsipan, harapan masyarakat dan kedinasan guna kelangsungan proses belajar mengajar disekolah.

Karena keharmonisan dan pendekatan peserta didik dengan orang tua yang menjadi kunci pokok dalam proses belajar mengajar disekolah, selain memberikan pelayanan informasi maupun pelayanan di bidang jasa, ketatausahaan juga berusaha menciptakan sistem internal Kontrol / sistem pengendalian didalam ketatausahaan itu sendiri.

Untuk melindungi dan meningkatkan efesiensi kerja sesuai dengan tugasnya perlu rumusan dan konsepsi sbb :

• Struktur organisasi ketatausahaan dan bagian-bagian yang ada didalamnya harus ditetapkan dalam satu struktur pembagian yang jelas dan terarah kepada pencapaian target ketatausahaan.

• Prosedur pemberian wewenang dan pencatatan yang sesuai dengan pembagian tugas dan kemampuan personil harus menjadi pertimbangan dan acuan dapat dilakukan pengendalian yang tetap evaluasi kegiatan ketatausahaan.

• Praktik kegiatan yang sehat harus di ikuti dengan evaluasi dan penilaian dalam melaksanakan tugas.

• Kualitas pegawai yang sesuai dengan tanggung jawabnya merupakan unsur utama dalam melaksanakan dan meningkatkan kinerja ketatausahaan.

BAB II. POKOK-POKOK KEGIATAN

1. Kegiatan Kepala Ketatausahaan

1. Memberikan suri tauladan keadilan, memelihara dan menjaga hubungan yang harmonis antara masing-masing bagian.
   1. Mengkoordinasi pelaksanaan tugas ketatausahaan agar sesuai dengan tugas yang harus dipertanggung jawabkannya.
   1. Menciptakan kerjasama yang baik dalam usaha meningkatkan kinerja ketatausahaan.
   1. Membuat surat pembagian tugas serta evaluasi pelaksanaannya serta mencatat dalam buku kegiatan agar pola kerjanya tidak simpang siur
   1. Membuat konsep surat sesuai keperluan.
   1. Menginventariskan barang inventaris serta mendata karyawan, guru maupun peserta didik.
   1. Membuat daftar keperluan KBM dan penunjangnya
   1. Melaksanakan dan mendelegasikan pengetikan surat-surat / konsep dari guru tentang KBM bila digandakan harus ada persetujuan dari kepala sekolah.
   1. Melancarkan pengadaan dan memelihara taman sekolah.
   1. Mengkoordinasikan pemeliharaan dan peningkatan 7K.
   1. Memverifikasi dan memeriksa administrasi keuangan dana BOP dan BOS
   1. Membantu tugas panitia tertentu disekolah sesuai dengan keperluan (PAT, UNBK/US, Try Out, Rapat Dinas, dst).
   1. Berusaha meningkatkan pengetahuan dan mengembangkan wawasan diri serta bawahannya.
   1. Melakukan koordinasi dengan kepala sekolah, wakil kepala sekolah,guru dan karyawan dalam rangka urusan Kedinasan

Rincian kegiatan ketatausahaan tersebut secara singkat dan matrik terdapat dalam daftar pembagian tugas ketatausahaan dan jadwal kegiatan.

III. PENUTUP

Pada bab ketiga ditetapkan motto pelayanan ketatausahaan sebagai tuntutan semangat dan sumber motivasi karyawan SMAN 12 Jakarta yakni :

1. Pelayanan hari ini harus lebih baik dari kemarin.
2. Utamakan pelayanan masyarakat/sekolah diatas kepentingan pribadi
3. Pelayanan adalah bagian dari ibadah.
4. Mewujudkan pelayanan prima